La crisis del coronavirus nos ha enfrentado a desafíos personales y humanitarios sin precedentes. Muchas compañías a nivel mundial han actuado rápidamente para proteger a los empleados y migrar a una nueva forma de trabajo que incluso los planes más extremos de continuidad comercial no habían previsto. En todas las industrias, los líderes utilizarán las lecciones aprendidas en el confinamiento relativas al trabajo remoto, incluyendo cómo se lleva a cabo y qué papel deben desempeñar las oficinas. Por ello, queremos dedicar este artículo a cómo será el trabajo remoto y presencial en la era post-covid.
Cambio de actitudes sobre el papel de la oficina
Antes de la pandemia, se consideraba que las oficinas eran críticas para la productividad, la cultura empresarial y ganar la guerra por el talento. Multitud de empresas han competido intensamente por un espacio de oficinas de primer nivel en los principales centros urbanos de todo el mundo, y muchas se centraron en las soluciones que se veían para promover la colaboración. La densificación, los diseños de oficina abierta, la hostelería y el trabajo conjunto eran los puntos clave para triunfar.
Pero la irrupción del coronavirus ha hecho que gran parte de la fuerza laboral trabajara desde sus casas. Durante la pandemia, muchos trabajadores se han sorprendido de lo rápido y efectivamente que se han adoptado a las tecnologías para videoconferencias y otras formas de colaboración digital. Para muchos, los resultados han sido mejores de lo imaginado.
El trabajo remoto ha liberado a muchos empleados de interminables atascos y desplazamientos para llegar a la oficina. De esta forma, han encontrado formas más productivas de pasar ese tiempo y disfrutar de una mayor flexibilidad para equilibrar trabajo y conciliación. Por ello, la mayoría de estos trabajadores prefieren trabajar desde casa en lugar de la oficina. Muchas organizaciones piensan que pueden acceder a nuevos grupos de talentos con menos restricciones de ubicación, adoptar procesos innovadores para aumentar la productividad, crear una cultura aún más fuerte y reducir significativamente los costes inmobiliarios.
¿Volveremos a una oficina?
Antes de que una vacuna esté disponible, la experiencia en la oficina probablemente no permanecerá como estaba antes de la pandemia. Muchas compañías requerirán que los empleados usen mascarillas en todo momento, rediseñen los espacios para garantizar el distanciamiento social y restrinjan el movimiento en áreas congestionadas (por ejemplo, ascensores y despensas). Como resultado, incluso reactivada la economía, las actitudes hacia las oficinas probablemente continúen evolucionando.
Pero ¿es posible que la satisfacción y la productividad que experimentan los teletrabajadores sea el producto del capital social acumulado a través de incontables horas de conversaciones, reuniones y compromisos sociales previas a la crisis sanitaria? ¿Las culturas y comunidades corporativas se erosionarán con el tiempo sin interacción física? ¿Se verán afectados los momentos de colaboración planificados y no planificados? ¿Habrá menos tutorías y desarrollo de talento? ¿Ha funcionado el trabajo remoto por considerarse algo temporal y no permanente?
La realidad es que todos los argumentos planteados tienen algo de razón. Cada organización y cultura es diferente, y también lo son las circunstancias de cada empleado individual. Muchos han disfrutado esta nueva experiencia; otros están fatigados por lo mismo. A veces, las mismas personas han experimentado diferentes emociones y niveles de felicidad o infelicidad en diferentes momentos. La productividad de los empleados ha aumentado en algunos casos, pero en otros ha disminuido. Muchas formas de colaboración virtual funcionan bien; otros no tanto. Algunas personas reciben tutorías y participan en conversaciones casuales, no planificadas e importantes con colegas; otros se lo están perdiendo.
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Consejos para reinventar el trabajo remoto y presencial
Las organizaciones líderes cuestionarán cómo se debe hacer el trabajo remoto y el presencial, incluyendo cuál será el nuevo papel de la oficina física. No existe una solución única para todos. La respuesta, diferente para cada organización, se basará en qué talento se necesita, qué roles son los más importantes, cuánta colaboración es necesaria para la excelencia y dónde se encuentran las oficinas hoy, entre otros factores.
Incluso dentro de una misma organización, la respuesta podría ser diferente según la ubicación, los proyectos de negocio y sus funciones, por lo que el ejercicio de determinar qué se necesitará en el futuro debe ser un deporte de equipo en bienes raíces, recursos humanos, tecnología y negocios.
Sin duda, surgirán decisiones difíciles. El directivo de la empresa debe estar capacitado para conducir el esfuerzo individual y en grupo para sacar adelante el negocio. El cambio permanente también requerirá habilidades excepcionales de gestión del cambio, en función de lo bien que esté resultando el esfuerzo invertido a largo plazo.
Por todo esto, pensamos recomendable que las empresas sigan los siguientes pasos para reinventar el trabajo remoto y presencial en la era post-covid:
1. Redefinir cómo se debe realizar el trabajo
Durante el confinamiento, las organizaciones no han tenido más remedio que adaptarse para seguir en activo y garantizar que los procesos más importantes pudieran seguir llevándose a cabo de forma remota. La mayoría ha trasplantado sus procesos habituales a contextos de trabajo remotos. Esto ha funcionado bien para algunas organizaciones y procesos, pero no para otros.
Las organizaciones deben identificar los procesos más importantes para cada negocio, ubicación y función principales, y volver a visualizarlos por completo, a menudo con la participación de los empleados. Este esfuerzo debe examinar sus viajes de desarrollo profesional y las diferentes etapas de los proyectos.
Las organizaciones también deben reflexionar sobre sus valores y cultura y sobre las interacciones, prácticas y rituales que promueven esa cultura. Una empresa que se enfoca en desarrollar talento, por ejemplo, debería preguntarse si los pequeños momentos de tutoría que suceden en una oficina pueden continuar espontáneamente en un mundo digital. Se podrían reconstruir y fortalecer otras prácticas para que la organización genere y sostenga la comunidad y la cultura que busca.
Tanto para los procesos como para las prácticas culturales, es demasiado tentador volver a lo que existía antes de la pandemia. Para resistir esta tentación, las organizaciones podrían comenzar asumiendo que los procesos serán reconstruidos digitalmente y colocar la carga de la prueba en aquellos que abogan por un retorno a los procesos heredados puramente físicos pre-covid. Reimaginar y reconstruir procesos y prácticas servirá como base de un modelo operativo mejorado que aprovecha lo mejor del trabajo, tanto en persona como en remoto.
2. Decidir entre “personas para trabajar” o “trabajar para personas”
En los últimos años, la competencia por el talento ha sido más feroz que nunca. Al mismo tiempo, algunos grupos de talentos están menos dispuestos a reubicarse en las ubicaciones de sus empleadores que en el pasado. A medida que las organizaciones reconstruyen cómo funcionan e identifican lo que se puede hacer de forma remota, pueden tomar decisiones sobre qué roles deben desempeñarse en persona y en qué medida. Los roles se pueden reclasificar en segmentos de empleados considerando el valor que puede tener el trabajo remoto:
- totalmente remoto (resultado de creación de valor positivo neto).
- control remoto híbrido (resultado neutral neto).
- control remoto híbrido por excepción (resultado negativo neto, pero se puede hacer de forma remota si es necesario).
- in situ (no elegible para trabajo remoto).
Para los roles en las dos primeras categorías, la mejora de habilidades es crítica, pero la búsqueda de talento puede ser más fácil, ya que el grupo de talentos disponibles podría tener menos restricciones geográficas. De hecho, las personas con talento podrían vivir en las ciudades de su elección mientras trabajan para organizaciones líderes lejanas. Puede ser suficiente un viaje mensual a la sede o una reunión con colegas en un destino compartido. Este enfoque podría ser una propuesta ganadora tanto para empleadores como para empleados, con profundos efectos sobre la calidad del talento al que puede acceder una organización y su coste.
3. Rediseñar el lugar de trabajo para apoyar las prioridades de la organización
Todos tenemos una idea preconcebida de lo que supone una oficina típica: una mezcla de oficinas privadas y cubículos, con salas de reuniones, despensas y servicios compartidos. Pocas oficinas han sido diseñadas intencionalmente para apoyar prioridades organizacionales específicas. Aunque los espacios de trabajo han cambiado de alguna manera durante la última década, es posible que necesiten ser repensadas y transformadas por completo para la era post-covid.
Las organizaciones podrían crear espacios de trabajo diseñados específicamente para soportar los tipos de interacciones que no pueden ocurrir de forma remota. Si el propósito principal del espacio de una organización es acomodar momentos específicos de colaboración en lugar de trabajo individual, por ejemplo, ¿debería estar presente el 80% de la plantilla en la oficina? ¿Deberían las organizaciones pedir a todos los empleados que trabajan en cubículos, y rara vez tienen que asistir a reuniones grupales, que trabajen desde sus hogares? Si se necesita espacio de oficina solo para aquellos que no pueden hacerlo, ¿son los espacios de trabajo cerca de donde viven los empleados una mejor solución?
La tecnología será clave para el trabajo remoto y presencial
En la oficina del futuro, la tecnología desempeñará un papel central al permitir que los empleados regresen a los edificios de oficinas y trabajen de manera segura antes de disponer de una vacuna contra la Covid-19. Las organizaciones deberán administrar qué empleados pueden ir a la oficina, cuándo pueden ingresar y ocupar sus lugares, con qué frecuencia se limpia la oficina, si el flujo de aire es suficiente y si se mantienen lo suficientemente separados a medida que se mueven por el espacio.
Para mantener la productividad, la colaboración y el aprendizaje y preservar la cultura corporativa, los límites entre estar físicamente en la oficina y fuera de ella deben colapsar. La videoconferencia en la oficina ya no puede involucrar a un grupo de personas que se miran alrededor de una mesa mientras que otros miran desde una pantalla lateral, sin poder participar de manera efectiva. La videoconferencia siempre activa, los espacios de colaboración remotos y en persona (como pizarras virtuales) y la colaboración asincrónica y los modelos de trabajo cambiarán rápidamente de ideas futuristas a prácticas estándar.
4. Minimizar la huella de carbono de manera creativa
Será necesario un enfoque transformador para reinventar las oficinas. En lugar de ajustar la huella existente de forma incremental, las empresas deberían analizar de nuevo cuánto y dónde se requiere espacio y cómo fomenta los resultados deseados para la colaboración, la productividad, la cultura y la experiencia laboral. Ese tipo de enfoque también implicará cuestionar dónde deben ubicarse las oficinas. Algunas compañías continuarán teniendo presencia en las grandes ciudades, lo que muchos consideran esencial para atraer jóvenes talentos y crear un sentido de conexión y energía. Otros pueden abandonar la sede de la gran ciudad por campus suburbanos.
En cualquier caso, la próxima transformación utilizará una cartera de soluciones espaciales: espacio propio, arrendamientos estándar, arrendamientos flexibles, espacio flexible, espacio de trabajo compartido y trabajo remoto.
Reducción de costes inmobiliarios
Estos cambios pueden no solo mejorar la forma en que se realiza el trabajo, sino también generar ahorros. El alquiler, los costes de capital, las operaciones de las instalaciones, el mantenimiento y la administración hacen que los bienes raíces sean la categoría de costes más grande para muchas organizaciones. Si bien algunas organizaciones han reducido estos costes al pensar en su huella ambiental, aprovechando estrategias alternativas en el lugar de trabajo y revisando los enfoques para administrar el espacio, muchos líderes corporativos los han tratado en gran medida como algo dado.
En la era post-covid, el potencial para reducir los costes inmobiliarios podría ser significativo. Conseguir tasas de arrendamiento comparables al mercado y negociar contratos competitivos de administración de instalaciones no será suficiente. Los grupos de bienes raíces deben colaborar con el negocio y los departamentos de recursos humanos para rehacer por completo esta huella y desarrollar diseños de espacios adecuados para su propósito rápidamente.
El valor en juego es significativo. Con el tiempo, algunas organizaciones podrían reducir sus gastos de oficina en un 30%. Los negocios que evolucionen a un modelo completamente virtual casi podrían eliminarlos. Ambos también podrían aumentar su resistencia organizacional y reducir su nivel de riesgo al hacer que los empleados trabajen desde cualquier lugar.
Ha llegado la hora de poner en marcha el trabajo remoto y presencial
A medida que los empleadores experimentan con el regreso de sus empleados a las oficinas, el liderazgo debe actuar ya para garantizar que cuando regresen, los lugares de trabajo sean productivos y seguros.
Las organizaciones también deben aprovechar para romper con la inercia del pasado prescindiendo de viejos hábitos y sistemas subóptimos. Un regreso a las oficinas bien planificado puede aprovechar este momento para reinventar su rol y crear una mejor experiencia para el talento, mejorar la colaboración y la productividad y reducir los costes. Ese tipo de cambio requerirá un pensamiento transformador basado en hechos. En última instancia, el objetivo de esta reinvención será lo que las buenas empresas siempre han querido: un entorno seguro donde las personas puedan disfrutar de su trabajo, colaborar con sus colegas y alcanzar los objetivos de sus organizaciones.
Y tú, ¿qué piensas del trabajo remoto y presencial en la era post-covid?
