En la era de las comunicaciones, los emails han reemplazado cualquier otro tipo de correspondencia, pero ¿es un email igual a una carta? La respuesta es un rotundo “NO”. Los emails son una forma de comunicación mucho más dinámica y veloz que la carta. Los profesionales de los distintos sectores abren y responden cientos de emails por semana, por ello, es fundamental a la hora de utilizar este medio de comunicación para conseguir trabajo o para desempeñarte laboralmente, conocer sus reglas no escritas pero indispensables para su eficacia.
1.- El “Asunto” tiene que ser lo más descriptivo posible. “Curriculum” no es descriptivo. “Curriculom de Juan Rodríguez – Para el puesto de publicista” sí lo es. Por otro lado, si estás contestando a un email previo, conserva el asunto tal como aparece al presionar “responder”. Ello dará a la persona el contexto necesario para saber a qué conversación previa haces referencia. Sin embargo, si la conversación se prolonga en el tiempo y el tema cambia, introduce un nuevo “Asunto” para aclararlo.
2.- Si tienes una fecha límite para la respuesta, señálalo. Ello puede explicitarse también en la línea del “Asunto”. Si no es urgente, también infórmalo. Ello permitirá al destinatario considerar sus prioridades.
3.- Organízate mentalmente y redacta con claridad. Si debes comentar varios temas, utiliza los marcadores de lista (números o puntos) para separar las ideas o temas a tratar.
4.- Utiliza la negrita o el subrayado para marcar aquello que es realmente importante, pero no abuses de su uso porque se perderá su finalidad.
5.- Para una conversación formal o laboral, no utilices tipografías rebuscadas. Limítate a las habituales: Times o Arial.
6.- Usa el “responder a todos” o el “CC” sólo para dirigirte a las personas que realmente están implicadas en el tema. Te ahorrarás así recibir emails inútiles o llenar la casilla de algún compañero y agilizarás la tarea de todos.
7.- Si has leído un email y piensas contestarlo más tarde, debes hacer saber a la otra persona que ya lo has leído y que responderás en breve o cuando te sea posible. Es importante ser respetuoso y considerado con los tiempos de los demás.
8.- No olvides siempre colocar tus datos de contacto al finalizar cualquier email relacionado con tu ámbito profesional o con tu búsqueda de empleo.
9.- Recuerda que las personas que tienen mucho trabajo necesitarán un email de seguimiento. Sin embargo, no abuses ni envíes recordatorios antes de las 48 horas a menos que sea urgente y estrictamente necesario. En todo caso, si algún tema es inaplazable, antes de volverte excesivamente insistente con tus emails, utiliza el teléfono.
10.- Las siglas “FYI” provienen del inglés y significan “Para su información”. Se trata de una formalidad que se utiliza para indicar a tu interlocutor que no necesitas respuesta para ese email. Utilízala cuando sea necesario para ahorrar tiempo a tus compañeros.
11.- Nunca olvides la regla de oro de los emails: Si es breve, ¡mejor! Cuando te acostumbras a abrir y eliminar cientos de email semanalmente, valoras fundamentalmente la simplicidad y la concisión de tu interlocutor. Redacta tus emails de forma clara y breve, pero sin ahorrarte las formalidades cuando sean necesarias (dependiendo el caso: nombre completo de la persona a la que te diriges y su cargo, saludo, agradecimiento o presentación).
Ajusta tu redacción al máximo posible, tus destinatarios te lo agradecerán.
