Un gerente de oficina es alguien responsable de organizar todas las actividades administrativas que facilitan el buen funcionamiento de esta. Deben ser hábiles para supervisar a otros empleados de manera justa y consistente. Las tareas de un gerente también pueden incluir la contratación y el despido de empleados, así como la resolución de disputas o cualquier otro problema que pueda surgir entre los trabajadores.
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Funciones del gerente de oficina
Las funciones del gerente de oficina varían según el tamaño de la organización empleadora. En una empresa grande, podría significar organizar, planificar y supervisar un gran grupo de asistentes administrativos. Por su parte, en una pyme, podría limitarse a trabajar con una o dos personas más en una pequeña oficina.
Independientemente del tamaño de la organización, un gerente de oficina debe ser capaz de motivar y alentar a los empleados a aumentar la productividad y la calidad del trabajo.
Sus responsabilidades generalmente incluyen:
- Organizar reuniones y concertar citas
- Manejo de correspondencia, quejas y consultas
- Reserva de transporte y alojamiento
- Pedido de papelería, material de oficina y mobiliario
- Redacción de cartas, presentaciones e informes
- Supervisar el trabajo del personal de secretaría, clero y administración
- Gestión de presupuestos
- Hacer de enlace con el personal, proveedores y clientes
- Implementación y mantenimiento de procedimientos / sistemas administrativos
- Delegar tareas a empleados junior
- Organizar programas de inducción para nuevos empleados
- Asegurar que las políticas de salud y seguridad están actualizadas
- Controlar una gama de paquetes de software
- Reclutamiento y evaluaciones de personal
- Asistir a reuniones con la alta gerencia
- Mantener registros de personal
Habilidades y requisitos necesarios
- Habilidades comunicativas. El gerente de oficina colabora con compañeros de trabajo, gerencia, informes directos y, en algunos casos, con los clientes. Necesitan poder escuchar y comunicarse de manera efectiva.
- Minuciosidad. Desde ordenar suministros de oficina hasta cumplir con los estándares de Seguridad y Riesgos Laborales hasta asegurarse de que cada detalle sea correcto es crucial para el trabajo de un gerente de oficina.
- Habilidades de liderazgo. El perfil de este trabajador estará a cargo del personal de apoyo. Necesitan motivar, disciplinar y resolver conflictos de manera regular.
- Habilidades analíticas: ¿Cómo puede la empresa ahorrar dinero? ¿Estamos aprovechando al máximo nuestros recursos? El gerente de oficina necesita encontrar ineficiencias y ahorros de costes como parte de su trabajo diario para ponerles solución.
¿Crees que puedes ser gerente de oficina?
Los gerentes de oficina tienen personalidades distintas. Tienden a ser personas emprendedoras, lo que significa que son aventureros, ambiciosos, asertivos, extrovertidos, enérgicos, entusiastas, confiados y optimistas. Son dominantes, persuasivos y motivadores. Muchos de ellos también son convencionales, lo que significa que son concienzudos y conservadores.
Si crees que puedes convertirte en un buen gerente de oficina, bien puedes apostar por la formación específica o ganar experiencia laboral a la vez que practicas el aprendizaje continuo. Sea como sea, si este es tu objetivo para desarrollarte laboralmente, descubre todas las ofertas que puedes encontrar en el portal de Adecco.
