Entre el auge del trabajo a distancia, los planes de oficina abiertos y los espacios de coworking compartidos, el hot desking se ha convertido en un elemento básico de la vida laboral moderna. Más que una tendencia, el hot desking permite a las personas trabajar cuando y donde quieran, y es una herramienta que utilizan los autónomos y las empresas establecidas para mantenerse productivos y conectados, donde sea que los lleve su trabajo.
El escritorio compartido tiene innumerables beneficios, desde la conveniencia y la flexibilidad hasta intangibles como la comunidad y la creatividad. Pero ¿cómo funciona? ¿Es adecuado para todo tipo de empresas?
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Qué es hot desking
Hot desking es un sistema de espacio de trabajo organizativo en el que diferentes personas utilizan los escritorios en diferentes momentos, de forma ad hoc. Por lo general, el objetivo es maximizar la eficiencia del espacio y disminuir el riesgo de bienes raíces al reducir el espacio de oficina redundante. Los escritorios compartidos se pueden implementar tanto en oficinas privadas como en espacios de coworking. La flexibilidad asociada con los escritorios compartidos a menudo está relacionada con un aumento en la innovación de los empleados, mientras que el aspecto social se cita como una forma de fomentar la colaboración interdisciplinaria.
¿Cómo funciona el hot desking?
Encuentra un escritorio, conéctalo y ponte a trabajar: los escritorios compartidos brindan espacio para que los profesionales trabajen según sea necesario, tanto en espacios de oficina privados como compartidos. Eso significa que los detalles de los escritorios compartidos pueden variar según el entorno, pero estos son los factores principales por considerar:
1. Acceso a tomas de corriente y teléfonos
Los escritorios compartidos generalmente vienen con sus propias tomas de corriente y conexión WiFi. En espacios de coworking compartidos como WeWork, hay espacios dedicados lejos del escritorio para atender llamadas, como cabinas telefónicas o salones compartidos, por ejemplo. En entornos de oficinas privadas, particularmente en empresas de ventas, es probable que se conecte un teléfono permanente al escritorio para que diferentes empleados lo utilicen según sea necesario.
2. Salas de reuniones reservables
La mayoría de los arreglos de escritorios compartidos en espacios de coworking compartidos permiten reservar salas de reuniones a través de una aplicación o un inicio de sesión web. Muchos espacios de hot desking también ofrecen comodidades como acceso a salones compartidos, cocinas, áreas de intercambio de ideas, salas de conferencias y una red global de profesionales.
3. Instalaciones de impresión
Al igual que en la reserva de salas de conferencias, los espacios compartidos suelen tener una impresora central que los trabajadores pueden utilizar mediante una aplicación o un inicio de sesión web. Estas impresoras son administradas por el equipo de la comunidad en espacios de trabajo compartidos e internamente por los gerentes de oficina en entornos privados.
4. Almacenamiento de artículos personales
Una preocupación frecuentemente promocionada asociada con hot desking es la ausencia de una “base” dedicada para que los usuarios guarden sus bolsos, abrigos y accesorios de trabajo. La forma en que esto se aborda cambia entre espacios de trabajo: en algunos espacios de coworking, los usuarios pueden dejar sus pertenencias en un hot desk durante un cierto tiempo mientras asisten a reuniones o almuerzan. Otros espacios compartidos proporcionan cubículos o casilleros para su clientela de hot desk. En las oficinas privadas, es más común que un empleado acampe en el mismo escritorio durante todo el día, independientemente de las reuniones o las pausas para el almuerzo.
5. Tecnología e internet
Los escritorios compartidos no serían posibles si no fuera por los ordenadores portátiles, las tabletas y los teléfonos inteligentes, y todas las oficinas con arreglos de escritorios compartidos deberían proporcionar WiFi para adaptarse. Algunos usuarios, sin embargo, necesitan más que su portátil para funcionar de manera efectiva. Por esta razón, algunos espacios de hot desking vienen con un monitor y una conexión VGA, DVI o HDMI, lo que permite a los usuarios conectarse y usar una segunda pantalla de manera temporal.
6. Baños, cocinas y otras áreas comunes
Como en la mayoría de los entornos de oficina, las comodidades como los baños y las cocinas se incluyen en los arreglos de los escritorios compartidos y la administración de la oficina las limpia, almacena y mantiene.
7. Espacio privado cuando sea necesario
La mayoría de las profesiones requieren algo de privacidad durante la jornada laboral, ya sea para asistir a reuniones, planificación estratégica o discutir sobre finanzas. Es probable que estas conversaciones sean demasiado delicadas para un espacio de hot desking, especialmente cuando estás rodeado de personas de otros equipos u otras empresas y necesitas un espacio más privado.
Tanto las oficinas privadas como los espacios de coworking ofrecen salas de conferencias que se pueden reservar para celebrar reuniones privadas o recibir llamadas delicadas. Además, los salones diseñados intencionalmente ofrecen rincones privados para recibir llamadas o tener conversaciones.
Qué ventajas ofrecen los servicios de hot desking
Los beneficios de los escritorios compartidos varían según tu estilo de trabajo y lo que necesites del arreglo. Donde los autónomos aprecian tener un lugar para trabajar y conocer clientes potenciales, a los dueños de negocios les gustan los términos de arrendamiento flexibles y la capacidad de contratar o enviar empleados a espacios de trabajo en diferentes ciudades.
Hot desking para autónomos
Si eres consultor, autónomo o empresario que operas en un único lugar, el hot desking es una solución flexible y rentable para encontrar espacio de oficina, sin el compromiso o la rigidez de los arrendamientos de oficinas a largo plazo. Ayuda a combatir el aislamiento de trabajar desde casa y te rodea de una red de profesionales que también trabajan de forma remota o son autónomos.
Para los trabajadores autónomos que hacen malabares con varios proyectos en varias ubicaciones, el escritorio compartido también les permite encontrar un espacio de trabajo y mantenerse conectados, incluso entre ciudades. Esta conveniencia impulsa la productividad y brinda las ventajas del espacio de oficina (un lugar dedicado para trabajar; un entorno profesional para reunirse con los clientes) donde sea que los lleve su trabajo.
Hot desking para empresas
La agilidad es clave cuando se trata de hacer crecer un equipo y escalar el negocio, y el hot desking brinda la flexibilidad de emplear trabajadores remotos sin una gran inversión inicial. Los acuerdos individuales mensuales permiten escalar rápidamente a mercados clave y retirarse cuando sea necesario, al tiempo que eliminan los riesgos asociados con la apertura de una oficina propia.
El acuerdo también permite a las empresas contratar a los mejores talentos, sin restricciones de ubicación. Junto con la escala y el crecimiento, los ahorros de costes que vienen con los acuerdos de alquiler flexibles y la subcontratación de personal de oficina, personal de limpieza y el coste de las comodidades son un atractivo importante para las grandes empresas. S
Finalmente, se observa anecdóticamente que los niveles de participación y productividad de los empleados aumentan dentro de los espacios de coworking, y el hot desking es una forma efectiva de aprovechar esto.
