En nuestro afán para ser lo más productivos posible en el trabajo y disponer también de tiempo para ocuparnos de nuestras obligaciones personales y familiares y disfrutar de tiempo libre, queremos hablar de la importancia de hacer un buen planning semanal. Gracias a ese documento, podremos planificar mejor nuestro tiempo y anticiparnos a determinadas necesidades o imprevistos antes de que se sobrevengan. Sentiremos tener bajo control tanto nuestra vida profesional como la personal.
¿Cómo debemos hacer ese planning semanal para que tenga efecto? Aquí tienes algunos consejos.
- Diseña tu hoja de planificación semanal (o descárgate algún modelo que exista en la red). Además de tener un espacio para cada día de la semana (donde anotar las tareas a hacer y el tiempo que necesitaremos), esa hoja de planificación semanal también puede tener un espacio para los objetivos semanales (por ejemplo, finalizar un proyecto o entregar un trabajo de la facultad). Esos objetivos, después se desglosarán en la distribución de tareas a lo largo de la semana. Puedes habilitar también un espacio para la lista de la compra, otro para anotar aquellas cosas que no debes olvidar, e incluso puedes dedicar un espacio cada día al menú diario. Todo dependerá de tus necesidades y de lo que esperes con ese planning.
- Planifica el sábado o domingo la semana siguiente. No necesitarás más de media hora para hacerlo y, tener una visión completa de la semana siguiente, te ayudará a empezar el lunes teniendo bajo control todo lo que deberás hacer durante la semana.
- Empieza por los objetivos semanales. Lo primero que debes pensar es qué tienes que hacer antes de finalizar la semana. ¿Cuáles son tus objetivos prioritarios? ¿Entregar ese informe? ¿Subir nuevos productos a tu tienda online? ¿Terminar el diseño de tu blog? ¿Estudiar para tu próximo examen? Teniendo claro esos objetivos, te será más fácil organizar tu tiempo cada día.
- Anota las tareas que harás cada día. Este es uno de los momentos más importantes de tu planificación. Repasa día a día qué tareas debes hacer. Pongamos un ejemplo. Debes entregar un informe sobre un cliente el viernes. Para ello, el lunes, deberás llamar al cliente para consultarle algunas cosas; el martes, has quedado con tu superior para comentar algunos aspectos de dicho cliente y el miércoles lo dedicarás a escribir ese informe. Anotar esos pasos hasta terminar el objetivo es lo que debes hacer ahora. También piensa en tus rutinas diarias. Si lo primero que haces cuando llegas a la oficina cada día es repasar el correo electrónico y responderlo, anótalo también a tu planning.
- Piensa también en tus obligaciones familiares, el tiempo de ocio y el deporte. Tu planning semanal también puede contener información como cuando vas a hacer la compra, qué días irás al gimnasio o saldrás a correr o cuando has quedado para tomar un café con unos amigos. Está claro que hay cosas que sobrevendrán durante la semana (ya te ajustarás a ello), pero hay algunas citas personales que ya tenemos claro a principio de semana.
- Piensa en el tiempo. Cuando anotes las tareas (sean del tipo que sean) o el tiempo de ocio, haz una estimación del tiempo que vas a necesitar en cada una. Sé realista, no te satures un día. Lo importante es poder cumplir el planning y para ello, determinar cuanto rato vamos a invertir en cada cosa es fundamental. Además, no te olvides tampoco del tiempo que necesitarás para descansar entre tarea y tarea.
