En el entorno laboral, las reuniones un elemento totalmente necesario para coordinar los esfuerzos individuales, cooperar en proyectos conjuntos, generar y proponer nuevas ideas o solucionar conflictos. Sin embargo, a menudo nos encontramos saliendo de reuniones que han resultado poco menos que una pérdida de tiempo, y es que no todas las reuniones son necesarias ni efectivas.
Para evitar este tipo de situaciones, es necesario plantear la idoneidad de la reunión, para determinar si será o no útil. Para evaluarlo, debemos pensar en si cualquier alternativa a la reunión (llamada telefónica, email, teleconferencia) puede resolver nuestra necesidad comunicativa con la misma efectividad; también debemos valorar si nuestra presencia en concreto es necesaria o si, por el contrario, podemos mandar previamente nuestras aportaciones o trasladarlas a un compañero para no sobrecargar de voces el encuentro.
Una vez hemos decidido que la reunión es necesaria, una buena planificación es crucial para garantizar su éxito. Elegir con cuidado a los invitados, el lugar y los temas que hay que tratar y resolver es la clave de un desarrollo favorable de la reunión. Si la reunión implica a individuos externos a la compañía, también es útil haber acordado una estrategia conjunta con los compañeros con los que vayamos a asistir a la reunión, para dar apariencia de unidad y uniformidad, no pisarse los unos a los otros y ser más claros, concisos y directos.
Ya dentro de la reunión, es clave mantenerse fiel al horario prefijado, ya que las reuniones eternas suelen ser menos productivas. Asimismo, ceñirse a los temas pactados ayuda a no dispersar el foco de la reunión y terminar con conclusiones claras y útiles. Si a lo largo de la reunión aparecen temas importantes pero que no están relacionados con el objetivo de la reunión, es útil anotarlas y dejarlas en standby para discutirlas en otro momento; así, no se pierden las iniciativas que se generan en la reunión y, a la vez, se evitan desvíos temáticos.
Otros consejos para hacer la reunión más amena es facilitar algo de comida y bebida y, también, terminar con un breve sumario que refleje las principales conclusiones y resoluciones tomadas tras la sesión, para evitar cualquier duda o malentendido posterior.
