¿Cómo ha cambiado el rol y el trabajo de la secretario/a?
En el entorno empresarial actual la evolución del trabajo de secretario/a ha sido continuo. La nueva era de las tecnologías ha hecho que cosas como la redacción de las cartas del jefe, la mera gestión de su agenda y la atención y el filtro de sus llamadas pasen a un segundo plano.
En la actualidad, la Assistant de Dirección trabaja mano a mano con su superior. Estos perfiles destacan en el entorno actual por su capacidad en la resolución de problemas y cada vez más se integran en la estrategia de negocio de la compañía.
Un perfil que va más allá
A pesar de la gran versatilidad que proporciona, solo las grandes empresas y algunas PYMES lo consideran un perfil indispensable. Para las organizaciones pequeñas y startups, el papel de la Assistant es un lujo que pocas veces pueden permitirse. Su filosofía es la de que los propios empleados y empleadas asuman las tareas de autogestión en la gestión de agenda, billetes, reuniones… Pero el papel actual del trabajo de secretaria va mucho más allá
El rol actual del Assistant
Aprovechando el impulso de las nuevas tecnologías, nos encontramos con perfiles que contribuyen activamente en la toma de decisiones; sirven de nexo entre el jefe y los clientes y solventan todo tipo de incidencias.
Hoy en día, la Executive Assistant constituye uno de los pilares fundamentales de la empresa. Según sea el tamaño del negocio, dará soporte a varios directivos e, incluso, a distintos departamentos. El trabajo de secretario/a ha ido evolucionando en torno a tres funciones esenciales:
- La capacitación
- La diversificación de tareas
- La toma de decisiones.
Aquellos “secretarios/as” que escribían cartas, tomaban notas, servían cafés o contestaban llamadas quedaron relegadas al pasado. Sus sustitutos/as son profesionales polivalentes altamente cualificados que, además, dominan varios idiomas y tienen conocimientos empresariales.
Son el filtro y la imagen de los directivos y directivas a los que dan soporte y de las empresas en las que trabajan, por lo que juegan un papel importante en la imagen corporativa.
En cuestión de idiomas, los reclutadores valoran enormemente el dominio del inglés, francés y algo de alemán. En cuanto a su formación, se sigue apostando por la formación específica en Secretariado o por carreras relacionadas con el ámbito de la administración y de las finanzas.
Retribución salarial del trabajo de secretario/a o Assistant
Todo dependerá de la empresa que reclute este tipo de perfiles. Sin embargo, según la denuncia de la Asociación del Secretariado Profesional de Madrid (ASPM), el salario medio de cientos de asistentes no supera los 800 mensuales.
Salario del secretario/a según tipos de empresa:
- Executive Assistant en grandes empresas
- Los salarios de las secretarias de dirección se sitúan entre los 35.000€ y los 50.000€ brutos anuales. Dada las características del perfil y que, en la mayoría de los casos, se mantiene fiel al superior en cada cambio de empresa, el trabajador/a tiene la potestad de negociar sus condiciones.
- Executive Assistant en pymes
- En este caso el salario medio ronda entre los 22.000€ y los 25.000€ al año. En sectores más especializados como la banca, las retribuciones son más elevadas, situándose entre los 30.000 y los 40.000 euros anuales.
Diferencias del rol de Assistant según el tamaño de la empresa
El directivo/a de una gran empresa se centra en la toma de decisiones relevantes e importantes. No puede ni debe detenerse en aspectos meramente organizativos como la búsqueda de vuelos u hoteles para sus viajes de negocio. Estas funciones, junto a las anteriormente mencionadas, son responsabilidad de su Assistant.
En el caso de las pymes, se aprovecha el perfil de una única Office Assistant para dar soporte a varios ejecutivos. Por ello, deben asumir un mayor número de responsabilidades dentro de la gestión empresarial y no centrarse exclusivamente en las tareas administrativas clásicas.
Las secretarias virtuales
La revolución tecnológica, al igual que ha hecho en otros sectores, ha permitido la creación de nuevos puestos de trabajo dentro del mundo del secretariado. Un buen ejemplo de ello lo tenemos con los secretario/as virtuales.
Estos trabajadores/as realizan las mismas funciones pero a distancia. Son empleados/as que trabajan en remoto y/o autónomas/as que, implicándose a fondo con la empresa, permiten que sus superiores realicen su trabajo con la mayor facilidad posible.
Correos electrónicos, llamadas, video conferencias y demás avances tecnológicos están a la orden del día en el desarrollo laboral de las secretarias virtuales. Además, suelen tener reuniones físicas con sus jefes y equipos de trabajo de manera rutinaria.
No son un aparte o capricho del jefe. Siguen resolviendo incidencias y facilitando las tareas a su superior a pesar de no estar presentes en la oficina.
Beatriz del Diego, Directora Adecco Top Secretaries
