¿Tienes mil cosas por hacer? ¿No sabes por dónde empezar? ¿Te olvidas de hacer lo más importante? ¿Necesitas poner orden a tu jornada para poder ser más productivo? Prueba a hacer una lista de tareas (o to-do list en su término en inglés). Seguro que te ayudaría a gestionar mejor el tiempo. No vale, no obstante, anotar todo lo que debes hacer en un papel. Para que esa lista surta efecto -y se convierta en un elemento clave en la gestión de tu tiempo- debe cumplir algunos requisitos.
Haz una sola lista de tareas
No vayas anotando en distintos cuadernos, folios o correos electrónicos todo lo que necesitas hacer. Ten todas tus tareas concentradas en un único espacio, que puedas llevar siempre contigo y revisar cuando te interese.
Que sea periódica
Decide cada cuándo la vas a hacer y mantén esa periodicidad. Te recomendamos, no obstante, que sea una lista de quehaceres diaria o semanal. Hacerla para un periodo de tiempo más largo puede hacer que caiga en el olvido o que vayas procrastinando las tareas hasta el último día.
Que incluya acciones concretas
No hagas listas de grandes proyectos, sino tareas específicas. Y si lo consideras necesario, desglosa las tareas en sub-tareas. Por ejemplo, si lo que tienes que hacer es ‘terminar la memoria de un proyecto’, dentro de la tarea establece qué debes hacer para terminarla: ‘hacer los gráficos’, ‘hablar con determinada persona’, etc. ¿Qué ventajas tiene detallarlo todo? Pues que no vas a olvidar nada y también te va a animar el hecho de ir cumpliendo objetivos. Pero no te pases tampoco con los detalles. Poner muchas tareas para tacharlas muy rápido no es sinónimo de ser más productivo.
Organízala según la urgencia y prioridad
No vale hacer una enumeración de cosas por hacer. Analiza qué es lo que debes tener hecho antes y haz la lista organizando las tareas teniendo en cuenta esa urgencia. Puedes, por ejemplo, agrupar las tareas en:
- Urgentes: las que tienes que tener hechas y no vale ninguna excusa para no haberlas hecho al final del día/semana. Serán las más importantes y seguramente las que necesitarán más tiempo de tu jornada. Sé realista cuando te marques esos objetivos.
- Semi-urgentes: las que estaría bien tener hechas hoy, pero no es condición indispensable. A pesar de que no sean tan prioritarias como las primeras, no te olvides de ellas. Completarlas se traducirá en una mejora de tu productividad en las siguientes jornadas.
- Recordatorio: son aquellas tareas u objetivos que puedes marcarte más a medio plazo y que pueden pasar de una lista a otra.
Establece, también, una temporización
Detecta en qué momentos del día tu rendimiento es más alto y haz entonces las tareas que requieren más concentración. Establece también cuánto tiempo vas a necesitar para cada tarea de tu lista. De nuevo, sé realista en tus planificaciones. Si te marcas unos objetivos, tienes que poder cumplirlos. Si no, tu lista, no tendrá ningún valor.
Revisa el cumplimiento de la lista al final del periodo
Si haces una lista diaria, cuando termine la jornada, analiza qué has cumplido y qué no y por qué no has podido llegar. También sería buen momento para preparar la siguiente lista.
