Según un estudio reciente, más del 30% de los trabajadores son totalmente remotos o híbridos. Entonces, a pesar de los esfuerzos por alentar a los empleados a regresar a las oficinas, sin duda ha habido un cambio de actitud. Muchas empresas con visión de futuro deciden cada vez más adoptar este cambio en lugar de luchar contra él, lo que significa que la gestión remota de proyectos se está convirtiendo en una necesidad en muchos entornos laborales.
En este artículo, veremos cómo abordar esto y exploraremos algunas estrategias esenciales para que la gestión remota y los equipos remotos funcionen.
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Utilizar tecnología y herramientas adecuadas
Al gestionar equipos remotos, utilizar las herramientas digitales adecuadas es la clave del éxito desde el primer momento. La gran cantidad de opciones tecnológicas disponibles hoy en día puede resultar un poco abrumadora al principio. Por lo tanto, considera tus responsabilidades principales y necesidades comerciales. Desde aquí, podrás ver qué herramientas buscar y cuáles se adaptan a tus necesidades.
Para empezar, probablemente querrás considerar cómo reúnes a tu equipo. Si busca contratar nuevos talentos, necesitarás un buen software de sistemas de contratación. Estas herramientas agilizan el procedimiento de toma de decisiones y ayudan a eliminar sesgos en el proceso de contratación. También te permiten diseñar un proceso de solicitud de aspecto profesional e incorporar a tus nuevos miembros del equipo sin problemas.
Una vez que tus equipos remotos estén listos para comenzar, las herramientas de colaboración eficientes son imprescindibles. Herramientas como Trello, Asana y Microsoft Whiteboard pueden ayudarte a ti y a tus equipos a comunicaros; rebotar ideas; ver qué tareas deben realizarse y puede dar una idea de cómo se está desarrollando un proyecto en general.
Pero recuerda que el software por sí solo no creará mágicamente un paraíso de comunicación fluida en tus equipos remotos o híbridos. Para ello, es necesario implementar activamente la estrategia de comunicación acordada.
Establecer estrategias de comunicación
Una de las habilidades de gestión remota de proyectos más importantes es ser capaz de crear un entorno que fomente lo mejor de los demás. Conseguir que tu equipo realice un trabajo de máxima calidad comienza por establecer expectativas claras sobre cómo comunicarse entre sí.
En primer lugar, dependerá mucho más de la documentación escrita, por lo que debes establecer procesos sobre cómo se utilizan, quién tiene acceso a ellos y cómo se almacenan.
En segundo lugar, necesitas una estrategia para las videoconferencias que aborde algunos de los problemas más sutiles relacionados con la comunicación durante las mismas. Por ejemplo, se ven menos señales del lenguaje corporal cuando todo lo que puedes ver son caras en una pantalla.
Lo importante es encontrar una solución para replicar los debates in situ de forma relativamente natural. Esto es vital para asegurarse de beneficiarse plenamente de las contribuciones de todos.
Practica metodologías ágiles
El Manifiesto Agile fue un proyecto que debutó por primera vez en 2001 y, desde entonces, sus principios clave han sido adoptados y adaptados a la gestión de proyectos.
Básicamente, el uso de metodologías ágiles implica dividir un proyecto en sus partes constituyentes y trabajar en colaboración para permitir la mejora continua. Implica un enfoque iterativo para la ejecución del proyecto, que te permite girar repentinamente y adaptarte a cambios inesperados si es necesario, sin desperdiciar recursos al tener que empezar todo de nuevo.
Las diferencias clave entre la entrega de proyectos ágil y tradicional son:
- Un enfoque iterativo que divide el trabajo en ciclos (a veces conocido como “sprints”)
- Centrarse en la colaboración y la flexibilidad
- Énfasis en entregar resultados iniciales rápidamente y luego perfeccionarlos según la retroalimentación
- Capacidad para manejar requisitos cambiantes a lo largo del proyecto
- Participación activa de los clientes
Al aplicar metodologías ágiles, normalmente programarás varias rondas de evaluación y retroalimentación para cada proyecto. Esto encaja bien con la creciente necesidad de comunicación continua en proyectos con equipos remotos, por lo que es una opción natural.
Proporcionar formación y apoyo al equipo
La capacitación es un elemento fundamental para construir cualquier equipo exitoso, pero es necesario ser creativo al administrar de un modo remoto o híbrido.
Considera los resultados más importantes de la capacitación y elabora un programa de capacitación orientado a ellos. Las opciones que funcionan bien para la capacitación online incluyen:
- Seminarios web grabados (haz que tus presentaciones de diapositivas estén disponibles para acceder por separado)
- Instrucción basada en documentos
- Software de entrenamiento interactivo
También es importante recordar que realizar cualquier tipo de gestión remota o proyecto híbrido a veces puede resultar aislado. Es fundamental interactuar con tu equipo tanto a nivel humano como oficial para ofrecer apoyo. La forma de hacer esto dependerá en parte del tamaño de tu equipo.
Programa controles regulares
Los controles periódicos son fundamentales para crear un espíritu de equipo cohesivo y asegurarse de que todos hagan todo lo posible.
Realizar videoconferencias semanales en las que todos informen en qué han estado trabajando y los desafíos que han enfrentado es una excelente manera de lograrlo. Algunos directores de proyectos incluso prefieren hacer esto a diario. Dicho esto, esta opción puede resultar poco práctica en equipos más grandes.
Una reunión periódica funciona como un ancla para tu proyecto. Asegúrate de que todos sepan qué esperar y utilízalo como una oportunidad para solicitar feedback.
Utiliza datos para mejorar la gestión remota de proyectos
La forma en que utilices los datos será clave para lograr resultados. Por ejemplo, con equipos remotos o híbridos, es importante contar con un software de seguimiento del tiempo para asegurarse de que todos cumplan con sus plazos. Herramientas como esta también ayudan a realizar un seguimiento del desempeño y el compromiso individual, lo cual es vital para garantizar que tu equipo se mantenga motivado y, en última instancia, retener a tu mejor talento.
Una cosa a tener en cuenta son las señales de que los miembros del equipo trabajan demasiado. Es algo que no se les ocurre a muchos directores de proyectos, pero el agotamiento es un problema genuino, especialmente para los trabajadores remotos.
En general, centrarse en el análisis de datos te ayudará a asegurarte de que tu proyecto se mantenga encaminado y que tus equipos remotos o híbridos estén contentos. Aprovechar los datos en tiempo real ayuda a generar conocimientos prácticos que mejorarán su rendimiento y cumplirán mejor las expectativas de los clientes.
Promover una cultura de mejora continua
Al final, los equipos remotos que mejor funcionan son los que se centran en la mejora continua. Si has implementado todo lo demás que sugerimos, deberías estar en una buena posición para alentarlo.
Esta idea está en el centro de la filosofía de las metodologías ágiles, por ejemplo. Una reevaluación continua de proyectos y rutinas conduce a una forma más eficiente de lograr tus objetivos finales. Desde el principio, debe haber una expectativa clara de que el equipo trabajará en conjunto para encontrar nuevas formas de mejorar el proceso de trabajo.
Aprovechar al máximo la gestión remota de proyectos
Gestionar el cambio es complejo y pasar de la gestión de proyectos tradicional a la remota puede resultar un desafío. Pero si se manejan bien, los beneficios que se obtendrán en términos de mayor eficiencia y productividad pueden conducir a resultados enormemente mejorados con el tiempo.
Con un enfoque en la comunicación clara, la colaboración y el uso inteligente del análisis de datos, puedes asegurarte de que la gestión remota de proyectos funcione bien para ti, tu talento y tus clientes.
