¿Tu lista de tareas muy urgentes no para de crecer? ¿Tu superior continúa asignándote nuevas tareas para ayer? ¿Sientes que estás a punto de saturarte? Está en tus manos evitar llegar a ese punto de no retorno. Debes tener siempre presente que querer abarcarlo todo puede llevarte al fracaso ya que puedes llegar a incumplir los plazos a los que te comprometiste o tenerlo todo a tiempo pero bajando la calidad de tu trabajo. Si sientes que empiezas a tener un exceso de trabajo muy urgente y prioritario, es tu responsabilidad saber gestionar tu tiempo entre todas estas tareas y trasladarle la situación a tu superior.
Lo más importante es priorizar. A pesar de que tu jefe te pase una tarea muy urgente detrás de otra, tú debes ser capaz de saber en qué orden hacerlas. La palabra secreta es priorizar y lo puedes hacer en base a la fecha de entrega del proyecto o trabajo al cliente, por ejemplo, o en base al tiempo que deberás dedicarle. Si es una tarea muy urgente pero sencilla, que no vas a necesitar más de una hora para hacerla, puedes hacerla primero para centrarte después en las más costosas.
Y si a pesar de planificar y priorizar todas esas tareas no consigues llegar a todo, es momento de decírselo a tu superior. Un “no” a tiempo puede ser más beneficioso que un “sí”. Aquí tienes algunos consejos.
- Ten en cuenta que tu superior también tiene un superior. Tu jefe también tiene sus objetivos que deberá reportar a su superior. Debes tener en cuenta que sobre él también ejercen presión a la hora de trasladarle tus inquietudes sobre tu exceso de trabajo.
- Busca la mejor manera de decírselo. Los expertos recomiendan tener siempre presente qué tipo de persona es tu jefe a la hora de trasladarle el por qué no puedes asumir una nueva tarea muy urgente. No se trata de decirle tan sólo que no puedes, sino de argumentarle los motivos exactos de por qué no. Por ejemplo, si es una persona muy enfocada a los resultados y muy estadista, puedes aportar los datos de los proyectos que se quedarían a medio hacer si te haces cargo de ese nuevo proyecto y cómo afectaría a los resultados de la empresa o el departamento.
- Pide ayuda a la hora de priorizar. Si, a pesar de todo, tu jefe considera que te debes hacer cargo de todas las tareas, pídele su opinión y ayuda a la hora de organizar todas tus tareas pendientes. Que sea él quien te marque las prioridades. Hacer un repaso de todo lo que tienes que hacer con él te permitirá ofrecerle una mejor imagen de lo que aportas a la compañía.
Ya sabes, si ves que no puedes llegar a todo con la calidad que merece tu trabajo, lo mejor que puedes hacer es reconocerlo y decírselo a tu jefe.
