Estimar el tiempo para una tarea de manera más eficiente

El tiempo corre, todos los días, cada minuto y cada segundo. Si bien es igual para todos (las 24 horas del día, 60 minutos la hora), cada persona lo vive de manera diferente, dependiendo de la actividad. Pero para una empresa, es necesario planificar tareas y servicios y, por lo tanto, estimar el tiempo para cada paso en un proyecto.

Tratar de estimar un minuto es fácil cuando se cuenta hasta 60. Pero incluso con este truco, a menudo se pierde el segundo exacto. Tratar de estimar un período de tiempo más largo se vuelve más difícil, especialmente cuando hay distracciones por todas partes. 

Durante la jornada laboral, hay muchas otras tareas en las que concentrarse. Después de completar un proyecto, es complicado saber cuánto tiempo tomó cada paso. Un día sin nada que hacer se siente mucho más largo que uno con un solo proyecto importante que administrar.

Esto se complica por el hecho de que cada persona experimenta el tiempo de manera diferente, dependiendo de si le gusta o no una actividad. Los momentos agradables y felices parecen volar mientras que las horas negativas parecen días. Por lo tanto, dos empleados pueden experimentar exactamente el mismo día de trabajo de manera diferente.

Tus habilidades para estimar el tiempo deciden si tendrás éxito o fracasarás. Las buenas prácticas de gestión del tiempo van más allá de las conjeturas habituales. A veces, toma la forma de una planificación meticulosa y, a veces, es posible que necesites ayuda de herramientas avanzadas de seguimiento del tiempo. El conocimiento de estos trucos, técnicas y consejos de planificación es esencial para administrar un negocio de manera eficaz.

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La planificación de los períodos para estimar el tiempo de cada tarea

En el trabajo y para tu vida personal, es importante planificar actividades y servicios. En un calendario, las personas anotan sus citas para una fecha y un período de tiempo determinados. Dos actividades no deben superponerse y entre dos citas una necesita tiempo para cambiar la ubicación.

Como empresa, puedes calcular cuántos días tarda un servicio. Dependiendo del período de empleo y el servicio, los empleados pueden decir cuántas horas necesitan para una tarea especial. Pero esto se vuelve más difícil con tareas nuevas o que difieren de un cliente a otro. 

Al responder a las solicitudes del cliente, una empresa debe conocer el próximo intervalo de tiempo libre y el período de tiempo que necesitará para finalizar la tarea. De lo contrario, no hay forma de planificar con precisión.

Para conocer los ingresos de un servicio, una empresa necesita calcular los gastos. Los costos de personal, materiales y de funcionamiento pertenecen a estos gastos y dependen del período de tiempo de la tarea. Cuanto más tiempo necesiten los empleados para terminar, más dinero cuesta el trabajo y menos tareas nuevas se pueden iniciar.

9 consejos para gestionar el tiempo de forma más eficaz

A continuación se ofrecen algunos consejos prácticos que ayudarán a estimar el tiempo para una tarea de manera más eficiente y, por lo tanto, permitirán administrar mejor el tiempo. 

1. Planifica con anticipación

Una de las mejores formas de calcular el tiempo es sentarse y planificar el día con anticipación. Muy básico pero muy eficaz. No es un movimiento inteligente comenzar a trabajar sin ninguna dirección. Cuando tomas las cosas sin claridad casi nunca logras algo productivo.
Puedes hacer dos cosas:

1. Planificar la noche anterior: antes de ir a la cama, tomar de 10 a 15 minutos para resolver las tareas importantes para mañana.
2. Planificación temprano en la mañana: Levantarse más temprano para obtener algo de claridad sobre cómo llevar a cabo el día. Da dirección y motivación para actuar en la dirección correcta.

2. Prioriza sabiamente

Una priorización deficiente o ninguna priorización a menudo resulta en una pérdida de tiempo. Hacer cualquier cosa y todo no siempre es la decisión más sabia. Para priorizar mejor, utiliza la siguiente técnica de priorización popular. Divide las tareas en cuestión en cuatro categorías como se describe a continuación:

1. Importante y urgente: Tareas que se deben realizar a cualquier precio.
2. Importante pero no urgente: tareas que son importantes pero que pueden esperar.
3. Urgente pero no importante: estas tareas no son cruciales, pero deben realizarse de todos modos.
4. Ni urgentes ni importantes: estas tareas suponen una pérdida de tiempo y esfuerzo.

Sé lo suficientemente inteligente como para conocer las tareas que requieren tu atención y las que pueden delegarse y subcontratarse. Esto lleva al siguiente punto de la lista de cuestiones para estimar el tiempo de una manera más eficiente.

3. Aprende a delegar

La delegación es una de las cosas más difíciles de hacer, pero si sabes cómo hacerlo, puede hacer maravillas por ti. Si eres un gerente de proyecto o alguien que ocupa un puesto senior, deberías ver qué se puede transmitir a los miembros de tu equipo para que puedas concentrarte en las cosas de alta prioridad.

¿Qué hacer si no eres gerente? Aún puedes delegar elementos de trabajo específicos a otros. Puede recibir favores de colegas y amigos y pedirles ayuda. Asegúrate de devolver el favor cuando necesiten ayuda. Recuerda que las grandes empresas prosperan con grandes equipos.

4. Descubre dónde pasas más tiempo

Si eres malo para estimar el tiempo, date cuenta de dónde lo estás haciendo mal. A menudo pasamos mucho tiempo en cosas que no son de mucha importancia o que no contribuyen mucho al panorama general. Ten en cuenta los hábitos o las tareas que te hacen perder el tiempo.

Al final del día, echa un vistazo a todo el trabajo que has realizado y mira cuánto tiempo le dedicaste. Toma nota de lo que fue productivo y lo que no lo fue. Existen herramientas de gestión del tiempo que te permiten estimar el tiempo. Hablemos de ellas en detalle en el siguiente punto.

5. Utiliza una herramienta de gestión del tiempo

Un software de gestión del tiempo eficaz es útil para realizar un seguimiento del tiempo y planificar el trabajo. Establecer metas personales y cumplirlas es mucho más fácil con esta herramienta. Te ayuda a planificar el trabajo de forma inteligente con paneles visuales. Una herramienta de gestión del tiempo es imprescindible para los equipos a los que les gusta aprovechar al máximo su tiempo.

Ya sea que se trate de facturar a los clientes con precisión o de ocuparse de sus objetivos y tareas personales, las herramientas de administración del tiempo pueden ayudarte a lograrlo con facilidad.

Puedes probar ProofHub para registrar cada minuto que pasa en el trabajo y administrar tu tiempo de manera eficiente. O también puedes utilizar clockodo, un software de seguimiento del tiempo para un estimar el tiempo más rápido y una facturación precisa. Por último, también se puede utilizar un administrador de proyectos y procesos como Pipefy. Por supuesto, estos son solo algunos ejemplos de software que te pueden ayudar a estimar el tiempo de una manera más eficiente.

6. Automatizar tareas repetitivas

Pasamos mucho tiempo haciendo lo mismo una y otra vez. Afortunadamente, con la tecnología avanzada, muchas operaciones diarias se pueden automatizar fácilmente, lo que nos ahorra un tiempo precioso. La clave del éxito son las habilidades de gestión inteligente del tiempo y un poco de trabajo duro. Es posible que no tengas ni idea de la cantidad de horas que obtendrás automatizando tareas repetitivas. Depende de ti cómo desees utilizar ese tiempo para intercambiar ideas o rejuvenecer.

Hay algunas herramientas alucinantes que pueden ayudarte a automatizar las pequeñas cosas diarias, ya sea sobre la creación de presentaciones, la administración de correos electrónicos, la publicación de contenido en las redes sociales y la revisión de documentos.

7. Elimina distracciones

Todos afrontamos distracciones cada día. De hecho, la verdad es que las distracciones se han convertido en una parte indispensable de nuestras vidas. Los tipos comunes de distracciones incluyen teléfonos inteligentes, correos electrónicos, compañeros de trabajo que conversan, redes sociales, compras en línea, etc. Estas distracciones consumen gran parte de nuestro tiempo. Cuanto antes podamos dominarlas, mejor. Prueba las siguientes cosas para eliminar las distracciones en tu vida:

1. Apaga tu teléfono o mantenlo en silencio mientras trabajas.
2. Cierra cuentas de redes sociales y desactiva las notificaciones.
3. Si no puede trabajar con música no la tengas encendida.
4. No saltes de una tarea a otra hasta que la primera esté terminada.

8. Establece rutinas y cúmplelas

Quizás la parte más importante de la gestión del tiempo es establecer rutinas y crear patrones de trabajo. Una vez que puedas estimar el tiempo para una tarea, lo mejor que puedes hacer para ser productivo es crear una rutina matutina ideal. Si logras realizar las primeras tareas de la mañana, puedes mantener tu concentración durante todo el día.

Empieza por lo básico. Una vez que estés despierto, haz un ejercicio rápido para que tu cuerpo se mueva seguido de meditación, escribir un diario, recitar afirmaciones o cualquier cosa que te guste hacer. Asegúrate de incluir todas estas actividades en un intervalo de tiempo específico y ceñirte al proceso. Decide cuál es tu sapo más grande del día e intenta terminarlo en el plazo acordado. Recuerda que es necesario dominar una rutina constante para lograr tu mayor nivel de productividad.

9. La regla de los dos minutos para vencer la procrastinación

La mayoría de las tareas que dejas para mañana no son tan difíciles ni consumen tanto tiempo, pero por razones conocidas o desconocidas las evitas. Existe una técnica llamada la regla de los dos minutos que podría ayudarte a superar la procrastinación.

De acuerdo con esta regla, si se puede hacer algo en dos minutos o menos, hazlo ahora mismo. Podría ser redactar un correo electrónico para un cliente, lavar los platos después de la comida, revisar el contenido, etc.

La otra interpretación de esta técnica establece que no siempre es posible terminar algo en dos minutos, pero definitivamente se puede comenzar o al menos hacer rodar la pelota. A veces, es la parte más difícil y ese es exactamente el propósito de esta regla. Desde luego es un buen paso para ser más eficiente, sin dejar de lado la importancia de estimar el tiempo para una tarea.