El correo electrónico se ha integrado en nuestras vidas de forma completa. Lo utilizamos en nuestra vida profesional y personal para comunicarnos con todo tipo de personas. Hoy, en Adeccorientaempleo te traemos algunos consejos para hacerlo de forma correcta. Aquí tienes un pequeño manual de estilo para escribir un mail:
- Redactar un asunto informativo. El asunto del mail es un campo importante. Debe ser un sumario de la información del mail o el motivo de su envío. No te excedas, tampoco, en el número de palabras, porque si no, quedará cortado. Por ejemplo, imagínate que vas a enviar un mail a tu superior con consultas sobre un determinado proyecto. El asunto del mail podría ser: “Cuestiones pendientes del proyecto X”. También puedes incorporar la palabra urgente al mail si realmente necesitas esa información en poco tiempo.
- Extensión, la justa. Intenta ser lo más conciso posible. Piensa que tus superiores, tus compañeros o tus clientes reciben decenas de mails en un día. Hazles la lectura de tu mail lo más fácil posible. Que no se exceda de longitud, estructura el texto en párrafos cortos y, si puedes, haz enumeraciones o destaca palabras
- No escribas todo en mayúsculas. Recuerda que en Internet, las mayúsculas significa que estás gritando, así que no escribas el cuerpo del mail todo en mayúsculas, se interpretará como una falta de respeto.
- Cuidado con el peso de los adjuntos. Excederse en el tamaño de los documentos adjuntos dificultará la descarga del mail y su lectura. No adjuntes documentos que pesen más de 5 megas. Si tienes que enviar documentos que pesan más, opta por compartirlas a través de un Dropbox, en Google Drive o con un WeTransfer, por poner tres ejemplos populares.
- Avisa si hay más de un destinatario. Si escribes un mail a un cliente pero, por ejemplo, pones en copia a tu superior o a un compañero de equipo, avisa al destinatario que lo haces y brevemente explícale el motivo.
- Saluda y despídete de forma correcta. Es de buenos modales decir hola y adiós cuando estamos en una reunión o nos encontramos con alguien. También lo es en el mail. Saluda al principio del mail y despídete al final.
- Incorpora una firma automática. Puede contener tu nombre y tu contacto. También, por ejemplo, tus redes sociales o la dirección de tu blog. Los expertos sugieren que la primera línea de esa firma sean dos guiones para separarla del cuerpo del mail.
- Cuidado con la ortografía y la gramática. Es el último consejo, pero no por ello el menos importante. No olvides nunca de revisar la ortografía y gramática de tus mails. Hacer muchos errores dará mala imagen de ti.
