Cualquier empresa se asegura el buen funcionamiento interno gracias a las funciones del auxiliar administrativo. Esta persona se encarga de la realización de diversas tareas administrativas como son la gestión de archivo, la coordinación de actividades generales, la redacción de informes o la recepción de llamadas entre otras.
Además, existen PYMES en las que el auxiliar administrativo llega a realizar funciones más acordes al departamento de Recursos Humanos. Se les asigna el reparto de nóminas, el reclutamiento de nuevos candidatos o incluso temas relacionados con la logística de la empresa. No hay duda de que la experiencia adquirida en estos casos se dispara.
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Si te estás planteando trabajar como auxiliar administrativo, seguramente hayas oído mencionar los empleos de asistente ejecutivo. La diferencia entre un puesto y otro radica en quién supervisa el trabajo de cada uno. Mientras el asistente ejecutivo cubre las necesidades de una única persona, el auxiliar administrativo lo hace para un equipo completo de trabajo. Además, las responsabilidades del auxiliar ejecutivo son más autónomas y menos administrativas, al afectar a una sola persona.
Principales funciones del auxiliar administrativo
Sabemos que son clave las funciones del auxiliar administrativo para que toda empresa sea operativo. Sin embargo, esto no debe considerarse como una responsabilidad extrema para sacar adelante un negocio. Se trata de un trabajo en equipo en el que cada trabajador debe aportar su granito de arena.
Estas son las fases en las que se basa el trabajo de cualquier administrativo:
Planificación y estrategia
La finalidad de cualquier proyecto se basa en la consecución de unos objetivos previamente establecidos. Estas metas deben ser reales y alcanzables. Para ello, serán los responsables de administración quienes evalúen las necesidades empresariales y las oportunidades que pueden aprovechar para su consecución.
Identificado el entorno de desarrollo de la actividad, el siguiente paso consiste en planificar la estrategia a seguir. Este planteamiento permitirá alcanzar los objeticos lo más eficientemente posible. El auxiliar administrativo se encontrará con metas a corto, medio y largo y plazo para cumplir con las expectativas de la empresa.
Organización
La empresa se encargará de aportar recursos materiales, económicos y humanos para alcanzar sus objetivos. A su vez, las tareas se asignarán de tal manera que siempre estén claras las competencias y responsabilidades de cada trabajador.
Dirección
Dentro del repartimiento de asignaciones, la empresa fijará un modelo de dirección que garantice la supervisión del trabajo de los administrativos y auxiliares. El conjunto de rangos y diferentes roles de la dirección se encargará también de motivar al equipo de trabajo para conseguir los objetivos fijados.
Comprobación y control
Durante el comienzo, desarrollo y finalización de cada proyecto, la empresa deberá contar con un sistema de control capaz de detectar desviaciones del camino prefijado. La misión de estas comprobaciones continuas será la de solucionar y reducir estas salidas de ruta para que afecten lo menos posible al funcionamiento del negocio.
Funciones básicas del auxiliar administrativo
En general, todo puesto de auxiliar administrativo requerirá la realización de las siguientes funciones:
- Recepción de llamadas. Como auxiliar del departamento de administración de toda empresa te encargarás de la recepción de llamadas y su traspaso al personal adecuado dentro de la oficina.
- Recepción de visitas. Al igual que en el primer punto, recibirás a las personas que visiten la empresa y te encargarás de ponerlas en contacto con el personal interesado. Tu trato debe ser cordial, amable y profesional.
- Recepción de documentos. Te encargarás de confirmar la correcta recepción de los documentos enviados a la empresa, así como de su reparto a los destinatarios. En algunos casos serás también responsable del envío de documentos.
- Custodia de documentos. Como profesional de la administración serás responsable de la gestión y salvaguarda de la documentación de la empresa. Has de comprobar el buen estado de estos y saber su ubicación en todo momento.
- Contar con un nivel básico de cálculos. Te servirán para la gestión de facturas y pedidos, cálculo de salarios, deducción de impuestos y las cotizaciones a la seguridad social.
- Comunicación interdepartamental. La comunicación es vital en cualquier negocio. Para fomentarla en el equipo de trabajo, como auxiliar administrativo te encargarás de trasladar la información necesaria a cada departamento.
- Control de agenda. Llevarás al día la agenda general de la empresa, anotando las fechas de reuniones o citas importantes, registro de llamadas a realizar, etcétera.
- Tramitación de expedientes y demás procesos administrativos.
- Aprovechamiento de los recursos de oficina. Debes contar con conocimientos básicos de informática, impresoras, faxes, escáneres…
- Estar al día de los procesos vigentes de las Administraciones Públicas que afecten al departamento para el que trabajes.
Para aprender a realizar las funciones del auxiliar administrativo puedes aprovechar las ramas de Formación Profesional correspondientes. Además, cuando consigas tu primer empleo tras terminar FP irás adquiriendo experiencia que te servirá para desarrollar tu carrera profesional en el mundo de la administración.
