Consejos profesionales para establecer prioridades

Cuando todo es una prioridad urgente, nada lo es, como dice el refrán. Sin embargo, para muchos empleados de hoy, que se mueven constantemente de un incendio de cinco alarmas a otro, eso también puede sonar alarmantemente como la realidad en plena faena.

¿Tratando de controlar todo ese caos, priorizar tareas de manera más efectiva y aumentar tu productividad, todo de una sola vez? Comienza a implementar algunas de las soluciones que te describimos a continuación y conseguirás establecer prioridades.

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Problemas de priorización generalizados para los empleados de hoy

El trabajador de oficina promedio recibe 200 o más correos electrónicos todos los días y dedica aproximadamente dos horas y media a leerlos y responderlos. Eso significa que una gran parte del tiempo que tiene para ser productivo cada día se contabiliza, desde el principio.

De hecho, luchar para establecer prioridades, y aprovechar al máximo el tiempo disponible, es un desafío clave en todo el organigrama, un punto de dolor citado tanto por los trabajadores de primera línea como por los líderes. En una encuesta a gran escala de 1.500 ejecutivos de todo el mundo, solo el nueve por ciento de los encuestados dijo estar “muy satisfecho” con su asignación de tiempo. Es más, solo un poco más de la mitad consideró que la forma en que gastaban su tiempo reflejaba prioridades comerciales estratégicas.

En ese contexto, ¿qué pueden hacer los empleados con poco tiempo para establecer prioridades, delegar y ser más efectivos? Pasemos a un modelo procesable que puede ayudar.

Introducir un enfoque más estructurado

Accede a la Matriz de Eisenhower, llamada así por el presidente Dwight D. Eisenhower. Como general de cinco estrellas durante la Segunda Guerra Mundial y el trigésimo cuarto presidente de los EE. UU., Eisenhower sabía un par de cosas sobre cómo hacer las cosas y gestionar las prioridades de manera eficaz.

Entonces, ¿qué es la Matriz de Eisenhower, exactamente?

Piensa en ello como un modelo de cuatro cuadrantes para priorizar y realizar tareas de acuerdo con su grado de urgencia (eje y) e importancia (eje x). De manera más crítica, cómo y dónde trazas las tareas y responsabilidades en la matriz puede proporcionar una hoja de ruta útil para establecer prioridades y tomar acciones.

Veamos la aplicación práctica de la Matriz de Eisenhower con un poco más de detalle.

Poner en práctica la matriz de Eisenhower

Todo lo que haces, tanto personal como profesionalmente, se puede trazar en uno de los cuatro cuadrantes de la Matriz de Eisenhower. Esquemáticamente, estos cuadrantes se pueden pensar de la siguiente manera:

• Cuadrante superior derecho: ¡Haz esto primero! Los plazos de trabajo urgentes, así como el cuidado personal y el bienestar, todos pertenecen aquí. Atiende estas cosas a diario e inmediatamente.
• Cuadrante inferior derecho: programa estas tareas. Son importantes, pero no urgentes de inmediato, y probablemente no se puedan solucionar con un solo impulso de productividad. Piensa: ejercicio, esfuerzos de aprendizaje y desarrollo, producción creativa de alta calidad y más.
• Cuadrante superior izquierdo: delegado. Cosas como el papeleo obligatorio y las emergencias que no son vitales pueden ser urgentes para alguien, pero ese alguien no eres tú. Intenta delegar estas tareas a otros siempre que sea posible.
• Cuadrante inferior izquierdo: espera. No se requiere ninguna acción aquí. Estas cosas no son urgentes ni importantes. Pueden esperar.

Si se aplica rigurosamente, el objetivo de la Matriz Eisenhower es doble: reducir el estrés y aumentar la productividad.

Finalmente, cuando empieces a pensar en la matriz y cómo se aplica a tu propia vida, hay otra idea que debes tener en cuenta: cuando realmente sepas todo con lo que estás comprometido, probablemente terminarás comprometiéndose con menos. Y eso es bueno.

Conclusiones clave a la hora de establecer prioridades

Apagar incendios constantemente no es una forma de organizar tu jornada laboral. Peor aún, se ha descubierto que estar inundado con preguntas de último minuto como esa también conduce a niveles más altos de agotamiento de los empleados. Así que ya es hora de que todos manejemos mejor nuestras prioridades. Al tomar medidas claras y decisivas para mejorar la gestión del tiempo, todos podemos ser más productivos.

Los consejos descritos en este artículo deberían ayudar. Y tú, ¿Qué haces para establecer prioridades?