Cómo mejorar tus habilidades de comunicación en el trabajo
La capacidad de un líder para comunicarse clara y eficazmente con los empleados, dentro de los equipos y en toda la organización es una de las bases de un negocio exitoso. Por ello, adquirir las habilidades de comunicación necesarias es fundamental para prestar un buen servicio a la empresa.
Estamos asistiendo a un contexto empresarial complejo y que evoluciona constantemente. La proliferación de herramientas para comunicarse, equipos híbridos o remotos y plantillas interculturales que obligan a barajar distintas zonas horarias, todo ello obliga a una comunicación efectiva con más fuerza que nunca.
Por tanto, la capacidad de comunicarse podría ser la habilidad más crítica de un gerente. La buena noticia es que estas habilidades de comunicación se pueden aprender e incluso dominar.
Estos consejos pueden ayudarte a maximizar tus habilidades de comunicación para el éxito de tu organización y tu carrera.
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Claridad y concisión
La comunicación se trata principalmente de elección de palabras. Y cuando se trata de elegir palabras, menos es más. El factor esencial para una comunicación potente y que persuada se basa en la claridad y, en la medida de lo posible, en la concisión.
Antes de participar en cualquier forma de comunicación, define tus objetivos y tu audiencia. Describir cuidadosa y explícitamente lo que deseas transmitir y por qué ayudará a garantizar que incluyas toda la información necesaria. También te ayudará a eliminar detalles irrelevantes.
Evita palabras innecesarias y lenguaje demasiado florido, que pueden distraer la atención de tu mensaje. Y aunque en algunos casos puede ser necesaria la repetición, asegúrate de utilizarla con cuidado y moderación. Repetir tu mensaje puede garantizar que tu audiencia lo reciba, pero demasiada repetición puede hacer que lo ignoren por completo.
Preparación anticipada
Debes saber lo que vas a decir y cómo lo vas a decir antes de comenzar cualquier tipo de comunicación. Sin embargo, estar preparado significa algo más que simplemente practicar una presentación.
La preparación también implica pensar en la totalidad de la comunicación, de principio a fin. Investiga la información que vas a precisar para dar un respaldo a tu mensaje. Considera cómo responderás a las preguntas y críticas. Intenta anticiparte a lo inesperado. Antes de una evaluación de desempeño, por ejemplo, prepara una lista de ejemplos concretos del comportamiento de tu empleado para respaldar su evaluación.
Antes de iniciar una negociación salarial o de ascenso, tendrás que saber exactamente lo que quieres. Estate preparado para discutir rangos y posibles compromisos. Tienes que saber lo que estás dispuesto a aceptar y lo que no. Ten a mano detalles específicos para reforzar tu caso, como salarios relevantes para su puesto y su ubicación.
Antes de iniciar cualquier conversación, piensa en posibles preguntas, solicitudes de información o aclaraciones adicionales y, también, en los desacuerdos para estar preparado y abordarlos con calma y claridad.
Mantener la consciencia sobre la comunicación no verbal
Nuestras expresiones faciales, gestos y lenguaje corporal pueden decir, y a menudo dicen, más que nuestras palabras. Sin duda, forman parte de las habilidades de comunicación en el lugar de trabajo.
Las señales no verbales pueden tener entre un 65% y un 93% más de impacto que la palabra hablada. Es más probable que creamos en las señales no verbales que en las palabras habladas si las dos no están de acuerdo.
Los líderes deben ser especialmente hábiles en leer señales no verbales. Los empleados que no estén dispuestos a expresar desacuerdos o inquietudes, por ejemplo, pueden mostrar su malestar con los brazos cruzados o sin querer establecer contacto visual. Si conoces el lenguaje corporal de los demás, es posible que puedas ajustar tus tácticas de comunicación de manera adecuada.
Al mismo tiempo, los líderes también deben poder controlar sus propias comunicaciones no verbales. Tus señales no verbales deben, en todo momento, respaldar tu mensaje. En el mejor de los casos, la comunicación verbal y no verbal conflictiva puede causar confusión. En el peor de los casos, puede socavar el mensaje y la confianza de tu equipo en ti, tu organización e incluso en ellos mismos.
Cuidar el tono
Cómo dices algo puede ser tan importante como lo que dices. Al igual que con otras señales no verbales, tu tono puede agregar poder y énfasis a tu mensaje, o puede socavarlo por completo.
El tono puede ser un factor especialmente importante en los desacuerdos y conflictos en el lugar de trabajo. Una palabra bien elegida con una connotación positiva genera buena voluntad y confianza. Una palabra mal elegida con connotaciones poco claras o negativas puede dar lugar rápidamente a malentendidos.
Poseer las habilidades de comunicación adecuadas se presupone que al hablar, el tono incluye el volumen, la proyección y la entonación, así como la elección de palabras. En tiempo real, puede resultar complicado controlar el tono para garantizar que coincida con tu intención. Pero ser consciente de tu tono te permitirá modificarlo adecuadamente si una comunicación parece ir en la dirección equivocada.
El tono puede ser más fácil de controlar al escribir. Asegúrate de leer tu comunicación una vez, incluso dos, mientras piensas tanto en el tono como en el mensaje. Es posible que incluso desees leerlo en voz alta o pedirle a un colega de confianza que lo lea de nuevo, si hacerlo no viola la confidencialidad.
Y cuando entables un acalorado diálogo por correo electrónico u otro medio escrito, no te apresures demasiado en tus respuestas. Si es posible, escribe tu respuesta, pero luego espera uno o dos días para enviarla. En muchos casos, volver a leer tu mensaje después de que tus emociones se hayan calmado te permite moderar tu tono de una manera que es menos probable que intensifique el conflicto.
Practicar la escucha activa
La comunicación casi siempre involucra a dos o más personas. Por eso, escuchar es tan importante como hablar a la hora de aplicar las habilidades de comunicación con éxito. Pero escuchar puede ser más desafiante de lo que creemos.
En su publicación Mastering the Basics of Communication, la experta en comunicación Marjorie North señala que solo escuchamos aproximadamente la mitad de lo que dice la otra persona durante una conversación determinada.
El objetivo de la escucha activa es asegurarse de escuchar no sólo las palabras que dice la persona, sino el mensaje completo. Algunos consejos para la escucha activa incluyen:
- Darle al orador toda tu atención.
- Limpiar tu mente de distracciones, juicios y contraargumentos.
- Evitando la tentación de interrumpir con tus propios pensamientos.
- Mostrar un lenguaje corporal abierto y positivo para mantener la mente enfocada y mostrarle al orador que realmente estás escuchando.
- Reformular o parafrasear lo que has escuchado al dar tu respuesta.
- Hacer preguntas abiertas diseñadas para obtener información adicional.
Desarrollar tu inteligencia emocional
La comunicación se construye sobre una base de inteligencia emocional. En pocas palabras, no podrás comunicarte eficazmente con los demás hasta que puedas evaluar y comprender tus propios sentimientos.
Si eres consciente de tus propias emociones y de los comportamientos que desencadenan, puedes empezar a gestionar estas emociones y comportamientos, afirman los expertos en habilidades de comunicación.
A los líderes con un alto nivel de inteligencia emocional naturalmente les resultará más fácil escuchar activamente, mantener un tono apropiado y utilizar un lenguaje corporal positivo, por ejemplo.
Comprender y gestionar tus propias emociones es sólo una parte de la inteligencia emocional. La otra parte, igualmente importante para una comunicación eficaz, es la empatía por los demás. Empatizar con un empleado puede, por ejemplo, facilitar una conversación difícil.
Es posible que aún tengas que dar malas noticias, pero escuchar activamente su perspectiva y demostrar que comprendes sus sentimientos puede ser de gran ayuda para suavizar los sentimientos heridos o evitar malentendidos.
Desarrollar una estrategia de comunicación en el lugar de trabajo
El lugar de trabajo actual es un flujo constante de información en una amplia variedad de formatos. Cada comunicación debe entenderse en el contexto de ese flujo más amplio de información. Incluso el comunicador más eficaz puede tener dificultades para transmitir su mensaje sin una estrategia de comunicación en el lugar de trabajo.
Una estrategia de comunicación es el marco dentro del cual tu empresa transmite y recibe información. Puedes (y debes) describir cómo y qué se comunica a los clientes, a las partes interesadas, a los gerentes y empleados como uso de tus habilidades de comunicación.
Comenzando de manera más amplia, tu estrategia debe incorporar quién recibe qué mensaje y cuándo. Esto garantiza que todos reciban la información correcta en el momento adecuado.
Puede ser tan detallado como cómo se comunica, incluida la definición del tipo de herramientas que utilizas para qué información. Por ejemplo, puedes definir cuándo es apropiado utilizar un chat grupal para todo el equipo u organización o cuándo una reunión debería haberse resumido en un correo electrónico.
Crear pautas básicas como esta puede agilizar el flujo de información. Ayudará a garantizar que todos obtengan los detalles que necesitan y que los conocimientos importantes no se vean abrumados por minucias superfluas.
Crear una cultura organizacional positiva
La cultura corporativa en la que te comunicas también juega un papel vital en la comunicación eficaz. En un entorno de desempeño positivo, basado en un ambiente transparente, confiable, empático y de diálogo abierto, la comunicación en general será más fácil y efectiva.
Los empleados serán más receptivos a escuchar el mensaje de su jefe si confían en él. Y a los gerentes les resultará más fácil generar aceptación e incluso ofrecer críticas constructivas si alientan a sus empleados a hablar, ofrecer sugerencias e incluso ofrecer sus propias críticas constructivas.
La organización más peligrosa es la silenciosa. La comunicación, en ambas direcciones, sólo puede ser eficaz en una cultura basada en la confianza y una base de seguridad psicológica.
Los gerentes autorizados que se niegan a compartir información no están abiertos a sugerencias y se niegan a admitir errores y aceptar críticas, probablemente encontrarán que sus sugerencias y críticas se tomen a la defensiva o incluso se ignoren por completo.
Sin esa base de confianza y transparencia, incluso la comunicación más pequeña puede malinterpretarse y dar lugar a malentendidos y conflictos innecesarios.
Comunicarse con compañeros de trabajo y empleados siempre presentará desafíos. Siempre habrá malentendidos y faltas de comunicación que deberán resolverse y, lamentablemente, los mensajes corporativos no siempre son lo que queremos escuchar, especialmente en tiempos difíciles.
Pero desarrollar y dominar habilidades de comunicación efectivas facilitará tu trabajo como líder, incluso durante conversaciones difíciles. Sin duda, tomarte el tiempo para desarrollar estas habilidades será un tiempo bien empleado.
