Descubre nuevos trabajos en empresas ¡Conviértete en office manager!
Los trabajos en las empresas cambian tan rápido como lo hacen los mercados, las estructuras, los organigramas y los modelos de negocio. En este contexto surgen nuevos perfiles y otros evolucionan según las necesidades. Es el caso de los office manager, una figura muy similar a la del secretario o auxiliar administrativo pero que ahora abarca tareas diferentes.
Esta tendencia proviene de Estados Unidos donde un perfil del auxiliar se ha transformado en lo que ahora se conoce como office manager, un rol que adopta un papel mucho más proactivo y que toma decisiones de forma unilateral. Esta evolución viene acompañada, normalmente, de un incremento salarial y un mayor reconocimiento.
¿Qué es un office manager?
Un office manager es la persona que ocupa este puesto es la encargada del buen funcionamiento de la oficina y se convierte, por tanto, en una facilitadora para que los demás hagan su trabajo cómodamente. Es, por así decirlo, a quién acudir cuando tienes una necesidad: para reservar un viaje de negocios, recargar la tinta de la impresora o para enviar un paquete por mensajería.
Los empleos en empresas grandes, como decíamos, han ido evolucionando según las necesidades. El office manager surge en el momento en el que las compañías dan prioridad al bienestar del equipo y ponen a su disposición una persona que les facilite la vida.
¿Cuáles son las responsabilidades de un office manager dentro de la empresa?
El office manager cobra más protagonismo y asume todo tipo de tareas. Estas son algunas de ellas:
1. Atiende a las personas externas a la empresa
Coge el teléfono, recibe a posibles invitados, coge la correspondencia… Se encarga de gestionar todo lo que pase por el teléfono principal y por la puerta de entrada. Es, para muchos, su primer punto de contacto con la empresa. Se erige como un intermediario entre la empresa y los que quieren comenzar un contacto con ella.
2. Maneja la oficina y coordina al personal de limpieza y mantenimiento
Se ocupa de que en la oficina nunca falte de nada y todo funcione a la perfección. En este sentido, se encarga de comprar todo lo que haga falta y mandar a reparar lo que se haya podido estropear. Es, además, la persona que se encarga de mantener un contacto con el dueño o la organización de una oficina, si se trata de un espacio compartido. Es la figura de referencia para comunicar el correcto funcionamiento de la oficina siguiendo las normas impuestas. El office manager tendrá que coordinar y supervisar al personal de limpieza y mantenimiento. Esto significa controlar horarios, ejecución de tareas, modificar rutinas…
3. Organiza viajes
El office manager coordina los viajes o desplazamientos que haya que hacer en la empresa. Su labor es estar en contacto con la agencia, encargada de hacer la reserva, para que se proceda correctamente. No solo es responsable de los viajes internos, si se realizan eventos, es el encargado de organizar los viajes y alojamientos de los invitados.
4. Es el “ángel de la guarda” de todos los miembros de la oficina
Es uno de los trabajos en empresas, probablemente, más agradecidos ya que el office manager se convierte en el “salvador” de todos. Cuando alguien necesita algo, probablemente el office manager pueda ayudarle. Es una figura de vital importancia y con un papel protagonista dentro del equipo. Suele estar en constante contacto con el departamento de recursos humanos para que ciertas necesidades pueden ser reportadas y analizadas.
Cómo conseguir trabajo en empresas como office manager
Para encontrar empleo en una empresa grande como office manager lo más importante es buscar en el lugar adecuado; es decir, un portal especializado y de confianza. Después, debes asegurarte de que cumples con todos los requisitos deseables para este perfil. Estos son:
1. Ser un buen comunicador
Como office manager tendrás que tratar con muchas personas y, en ocasiones, ser el rostro visible de la empresa. Has de dar buena imagen y ser capaz de comunicarte de manera correcta con todo el mundo. Como comentábamos en las funciones, el office manager es el primer contacto de la empresa con personas externas a ella, la correcta comunicación es clave para no caer en malentendidos. Esto, sin duda, es importante a la hora de optar a trabajos en empresas.
2. Vocación de ayudar
Si eres alguien servicial, tienes una buena actitud y te encanta ayudar a los demás tienes muchas probabilidades de llegar a ser un buen office manager. Hay que tener en cuenta que el puesto requiere una cercanía continua con empleados y clientes. Estas aptitudes son mucho más importantes que la formación o los estudios.
3. Sentido de la responsabilidad
Tienes una gran labor entre tus manos: el correcto funcionamiento de toda una empresa. Por tanto, es importante que seas consciente de tu responsabilidad y te comprometas al máximo. En este sentido, también es importante la discreción ya que tendrás acceso a información delicada que no podrá ser difundida.
4. Ser multitarea controlando el estrés
Como te enumeramos un poco más arriba, el office manager es responsable de tareas muy diferentes y debe de ser capaz de hacer frente a todas ellas. Todas estas tareas pueden juntarse en el mismo día o incluso en el mismo momento, por lo que, el office manager ha de ser controlar el estrés y solucionar todos los problemas.
Ahora que ya sabes qué es un office manager, ¿te interesa el puesto? Serás como el aceite que engrasa los engranajes de la compañía para toda la maquinaria funcione como la seda. Si buscas trabajos en empresas, no pierdas de vista el perfil de office manager porque en los próximos años irá creciendo en demanda.
