En Adeccorientaemplo hemos hablado ya en alguna ocasión de diferentes estrategias para mejorar nuestra productividad en el trabajo. También de aplicaciones que nos ayudarán a hacerlo. Pero, si a pesar de hacer listas, llegar más temprano al trabajo o tener un espacio de trabajo ordenado y utilizar varias herramientas digitales para ser más eficiente, todavía te da la sensación que no aprovechas de la mejor manera posible tu tiempo, este es tu post. El autoconocimiento te ayudará a mejorar tu productividad-
Para poder establecer qué prácticas y hábitos nos serán más beneficiosos a la hora de mejorar nuestra productividad, antes deberemos conocer cómo invertimos y gestionamos nuestro tiempo. ¿Cómo? Profundizando en el autoconocimiento. Es decir, analizando durante una semana el tiempo que nos cuesta cada tarea, en qué momentos perdemos más tiempo y en qué momentos necesitamos desconectar para ganar en productividad.
Lo primero que debes hacer es coger una pequeña libreta que, durante toda una semana, llevarás contigo. En ella registrarás, de la manera más exhaustiva posible, cada tarea y el tiempo que le dedicas. También los tiempos muertos, las paradas por café o el tiempo que utilizas para responder al teléfono. Puedes hacerlo tan sólo para las tareas profesionales o analizar también tu tiempo de ocio y de responsabilidades familiares.
Ve anotando, por días, todo lo que haces y cuanto tiempo te cuesta. Por ejemplo, si has dedicado la mañana a hacer seguimiento telefónico de nuevos clientes, apunta cuanto tiempo te pasas en cada llamada y también si con dicha llamada, has conseguido lo que pretendías o no. Anota también cuando miras correo personal y cuando es de trabajo y cuanto tiempo inviertes en él. Anota, incluso, si debes asistir a una reunión, el tiempo que pierdes esperando a que empiece o cuanto tardas en llegar al sitio.
Si puedes, haz la misma tarea en diferentes momentos de dos días diferentes y anota cuanto tiempo necesitas en cada caso. Así, más adelante, podrás también analizar qué momentos de la jornada son los más productivos para ti.
Una vez pasada la semana, identifica con colores, las tareas por grupos. Por ejemplo, todas las llamadas de seguimiento, con el mismo color; todas las reuniones, con otro; los descansos y el café, con otro,… y así hasta tener identificada cada tipología de tarea.
Hecho todo esto, es el momento de analizar en que inviertes más tiempo, cuándo lo pierdes y cuándo eres más productivo. Con toda esa información, podrás hacer pequeños cambios a tu horario y a tu forma de trabajar que seguramente te harán ser más productivos. Gracias al análisis, y por poner tan sólo algunos ejemplos, puede que te des cuenta que pasas demasiado tiempo revisando tu correo personal o haciendo el café de la mañana. También puede que te des cuenta que la primera hora de la mañana es el mejor momento para hacer llamadas de seguimiento porque consigues una tasa de éxito más elevada o que pierdes dos horas a la semana esperando para alguna reunión y que podrías aprovechar ese tiempo para responder mails con tu dispositivo móvil o revisar los informes que tienes que entregar.
