Una de las claves para conseguir ser más productivo y eficiente, combatir el estrés y conciliar la vida personal con la profesional es saber priorizar. Se trata de hacer listas, por ejemplo, en las que priorizar tus obligaciones y visualices aquellas que realmente son fundamentales para poder escoger las tareas que deberás cumplir cada día o semana.
Pero priorizar no es siempre fácil. ¿Qué cosas debemos colocar arriba de todo de la listas? ¿Qué tareas podemos dejar para la siguiente planificación? Muchas veces se nos acumulan tareas u obligaciones que nos parecen todas igual de importantes y a pesar de empezar a trabajar en todas ellas, siempre quedan algunas en el camino u otras que no podemos completar por falta de tiempo. ¡No te agobies! Puedes aprender a priorizar qué es aquello realmente importante de aquello que puede esperar y de lo que es completamente superfluo e innecesario. Puede que al principio necesites invertir un poco más de tiempo en organizarte según prioridades, pero cuando cojas el hábito, te será mucho más fácil. Debes tener en cuenta algunas cosas como:
Debes saber cuándo decir que no y cómo decirlo. Ya te lo hemos dicho algunas veces: decir siempre que sí no es una virtud, ni te hace más amable o considerado. Saber declinar una propuesta, sea de trabajo o de tipo personal, de forma correcta te puede evitar quebraderos de cabeza y más si tu agenda está más que apretada.
Valora tu tiempo. Tu tiempo es uno de los principales activos que tienes. Es un bien preciado que debes valorar como tal y que debes saber gestionar y proteger. Haz un análisis de cómo inviertes este tiempo y si realmente hay actividades superfluas que no te aportan nada y en las que estás perdiendo parte de es valioso tiempo. De nuevo, recuerda que es importante saber decir que no. No sobrecargues tu jornada laboral con cosas que no te aporten un beneficio (ya sea satisfacción personal o remuneración económica, entre otras cosas). No gastes tu bien más preciado en algo que no quieres.
No olvides tus grandes metas. Para saber gestionar tu tiempo cada día y priorizar las tareas, siempre debes tener en mente tus objetivos a largo plazo. ¿En qué quieres invertir tu tiempo? ¿Hacía dónde quieres ir con tu vida personal? ¿Y con tu carrera profesional? Pueden ser objetivos para el año o un semestre. Tenerlos presentes cuando planifiques tu día a día te va ayudar para ser consciente de lo que para ti es realmente importante.
De lo urgente a lo importante. A la hora de priorizar, existen diferentes métodos. Uno es hacer una lista siguiendo las pautas que ya te explicamos hace tiempo y que puedes recuperar aquí. Pero también hay otro método, un poco más sofisticado, que también nos puede ser muy útil. Se trata de distinguir entre lo importante, de lo que no lo es y lo urgente de aquello que no lo es. Stephen Covey hablo de ello en su libro Los siete hábitos de la gente altamente eficiente, un bestseller de principios de los 90. A partir de estas distinciones, Covey recomienda hacer una matriz con cuatro cuadrantes (como si de un DAFO se tratara). Son éstos:
El primer cuadrante: urgente e importante. Es aquello que no puede esperar más, deben ser atendidos ya. Lo ideal sería que en este cuadrante, con planificación, no llegarán muchas cosas, sólo aquellos imprevistos que no podemos planificar con mucha previsión.
El segundo cuadrante: no urgente pero importante. Son tareas importantes, pero no es necesario que las hagamos de forma inmediata. No debes olvidarlas, tampoco, porque si se demoran, acabarán pasando al primer cuadrante. De hecho, lo ideal, sería podernos centrar en ese cuadrante, para evitar el estrés del primer cuadrante pero a la vez dedicarnos tan sólo a lo realmente importante.
El tercer cuadrante: urgente pero no importante: Suelen ser tareas que no son importantes para la consecución de nuestros objetivos personales y profesionales pero que es urgente que atendamos. Podrían ser tareas que se pueden delegar en otras personas de nuestro equipo, por ejemplo. O llamadas que atender que no nos aportarán nada de nada.
El cuarto cuadrante: ni urgente ni importante: Las cosas que pongas en este cuadrante y las hagas serán, seguramente, una pérdida de tiempo. No hagas cosas que pondrías en este cuadrante: no te aportan nada ni a ti ni a los demás.
