5 herramientas fundamentales para un auxiliar administrativo si quiere pasar al siguiente nivel

Hoy en día, resulta imprescindible controlar algunas herramientas para auxiliar administrativo que le ayudarán a prosperar en su carrera laboral. Su carácter polivalente hace que las ocupaciones de este profesional sean muy amplias. No obstante, las Nuevas Tecnologías han transformado la forma de operar de estos empleados.

Las funciones del auxiliar administrativo

Ya hemos comentado que estábamos tratando con un profesional polivalente. Esta es una de las principales características que encontraremos en la definición del auxiliar administrativo. Este profesional se encargad de multitud de tareas, desde revisar un informe hasta ayudar al personal de otros departamentos, sobre todo al de RR.HH. y Finanzas.

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No obstante, si eres auxiliar administrativo, ya sabrás que tus competencias no se quedan aquí. Además, la variada realidad a la que te puedes enfrentar en tu trabajo, probablemente te haya ayudado a trabajar bajo presión y controlar bien el estrés.

Parece que, llegados a este punto, estás más que formado como auxiliar administrativo y que puede que estés pensando en dar el próximo paso para subir en la escala laboral. Es una buena idea. Debes saber que las profesiones administrativas son de las más demandadas, así que puedes aprovechar para dar un empujón a tu carrera profesional.

Cómo subir el escalón que te convierta en office manager

Los tiempos han cambiado y las Nuevas tecnologías nos han dejado nuevos puestos laborales. En el caso de lo concerniente a la gestión administrativa, un puesto muy cotizado es el de office manager. Se puede definir como la evolución tecnológica del auxiliar administrativo, pero reporta directamente al Director de RR.HH.

Sería una especie de gerente de oficina, con un perfil muy proactivo e independencia para tomar decisiones. En los convenios vienen asimilados a un salario bastante más elevado. Así que esta puede ser tu próxima parada en tu escalada laboral como administrativo.

Pero, antes de ello tendrás que familiarizarte con algunas herramientas para auxiliar administrativo que te convertirán en una pieza imprescindible dentro de tu organización.

Preparando el ascenso: 5 herramientas para el auxiliar administrativo

Existen algunas tools fundamentales que ya debes dominar desde hace tiempo. Naturalmente, nos referimos a soluciones como el paquete office o similar, con sus editores de texto, hojas de cálculo, herramienta para presentaciones, etc.

Ahora te toca dar una vuelta de tuerca a tu formación y hacer una inmersión más profunda en las opciones que se pueden implementar en tu empresa. Tal vez ya estén usando algunas de las soluciones que vamos a recomendarte.

Las herramientas para el auxiliar administrativo 4.0

Si llevas tiempo trabajando como auxiliar administrativo, estarás al tanto de la variedad de funciones que precisas desempeñar en tu empresa: servicio de atención al cliente, recepción de visitas, custodia de documentos, ejecución de cuentas, tramitación de expedientes, actualización de agenda, comunicación actualizada con los distintos departamentos, estar al día de los procesos de las Administraciones Públicas que inciden en la empresa y… utilizar los recursos de la oficina.

En este sentido, más que utilizar, la palabra adecuada sería aprovechar. Es fundamental que aprendas a sacar partido de ciertos medios empresariales que te harán avanzar y contribuirán, a la vez, a facilitar tus tareas. Seguro que algunos ya los conoces, no obstante, otros precisarán que trabajes en ellos para dominarlos.

Es cierto que algunas herramientas son exigibles a empleados de superior categoría, ya que están orientadas a la consecución de determinados objetivos y, de paso, aligerar la carga de trabajo.

Este hecho, sin embargo, servirá para que puedas estar preparado y listo para solicitar a tus superiores un puesto de superior categoría. No pierdas de vista, pues, cuestiones como el marketing, las tácticas de venta, las normas de calidad, las innovaciones informáticas…

Los recursos que te facilitarán el ascenso y tu día a día

Algunas herramientas para auxiliar administrativo son bastante conocidas y otras, en cambio, pueden resultar ajenas. Lo importante es que vayas trabajándolas para dominarlas cuanto antes.

Google Hangouts

Es la opción de Google para realizar videollamadas sin límite de tiempo. Esto quiere decir que puedes conectarte con otros compañeros, proveedores o grupos de clientes que no están ubicados en el mismo lugar.

Es un recurso muy sencillo de utilizar, facilita cuestiones como la realización de cursos online, reuniones con trabajadores móviles, entrevista de candidatos o cualquier otra actividad para la que solo se precise una cámara y un micrófono.

Hangouts, además, posee un extraordinario nivel de integración con otras herramientas para un auxiliar administrativo. Por ejemplo, te permite compartir documentos con los asistentes a la videollamada y puedes hacerlo a través de Google Drive.

Google Drive

Analicemos este recurso, ya que ha sido mencionado, que sirve para el almacenaje de documentación en la nube. Ya no precisas ir cargado con los informes en papel, ni guardarlos en soportes físicos.

En cuanto a su funcionalidad basada en el cloud computing te permite, junto a otros recursos como Box o Dropbox, compartir documentos con otros usuarios, estés donde estés y sin importar el lugar en el que se encuentren ellos.

Doodle y Google Calendar

Por un lado, el primero permite programar reuniones. Cada usuario puede señalar la fecha y el horario que mejor le convenga. Finalmente solo tienes que echar un vistazo y comprobar el momento propicio para todos.

Por otro lado, la segunda opción te ayudará a planificar tu agenda. Programarás las tareas de cada día y podrás compartirlo con el resto de los integrantes de la app.

Google Docs

Una ayuda inestimable a la hora de elaborar proyectos, informes o trabajos en colaboración con otros empleados. No hace falta que estéis en el mismo sitio. De hecho, los documentos se crean en la Cloud.

De esta manera, se pueden compartir y admite la edición de todos los que estén habilitados para ello. Además, te echará una mano con las presentaciones y podrás recurrir a hojas de cálculo de carácter colaborativo o crear formularios con Google Forms.

La importancia del quinto elemento

Hemos dejado el último apartado de nuestro artículo para dedicarlo a la quinta herramienta. Por su utilidad, su funcionalidad y el grado de implementación que está teniendo en las empresas, no estaría de más que te familiarizaras con ella.

SAP/ERP

SAP es un sistema informático de código abierto y que se puede configurar añadiendo o prescindiendo de módulos, según las necesidades de la empresa. Al final, se asocia con los ERP (Enterprise Resource Planning) o Sistema de Planificación de Recursos Empresariales.

Sus cualidades parecen infinitas y alivian la carga de trabajo de los empleados. La razón es que se puede ocupar de gestionar distintas acciones empresariales de áreas vitales para el rendimiento óptimo de la compañía: logística, producción, compras, inventario, contabilidad y finanzas, administración de recursos humanos, etc.

Al final, gracias a sus capacidades modulares, un recurso de este tipo puede satisfacer las exigencias administrativas, por una parte; y, por otra, cooperar para proporcionar los instrumentos que precisan los clientes.

Sin duda este es un campo en el que vale la pena profundizar y considerarlo como una de las herramientas para auxiliar administrativo. Sobre todo para aquellos que se sienten preparados para dar el siguiente paso en su carrera profesional.